Jedna zasada, którą kierował się najskuteczniejszy Prezydent USA.
Zakończył wojnę koreańską, zniósł segregację rasową w szkołach i zainicjował powstanie NASA. Jak to zrobił?
"To, co ważne rzadko bywa pilne, a to, co pilne rzadko bywa ważne."
– Dwight Eisenhower
Pomimo swoich ogromnych osiągnięć militarnych, politycznych i gospodarczych, Dwight Eisenhower został zapamiętany ze względu na te słowa. Powodem jest to, że nie były to tylko słowa. Za tymi słowami stało konkretne działanie, które rozwiązywało problemy i inicjowało zmianę.
Zacznijmy jednak od początku.
Kim był Dwight Eisenhower?
34. prezydent USA, sprawujący urząd przez dwie kadencje w latach 1953-1961, był jedną z najbardziej produktywnych postaci, jakie znała historia. Kilka lat przed swoją prezydenturą dowodził inwazją na Normandię w 1944 roku — operacją, która przesądziła o losach II wojny światowej i przyczyniła się do wyzwolenia Europy spod okupacji nazistowskiej.
Następnie, jego prezydentura była pełna przełomowych inicjatyw, takich jak uruchomienie programów związanych z powstaniem Internetu (DARPA), zdobyciem przestrzeni kosmicznej (NASA), systemem kontroli lotów oraz pokojowego wykorzystania alternatywnych źródeł energii (Atomic Energy Act).
Po jego śmierci, życie Eisenhowera stało się obiektem licznych badań na temat zarządzania czasem, projektami i szeroko pojętą produktywnością. Nie wydarzyło się to bez powodu, ponieważ Eisenhower był człowiekiem, który potrafił utrzymać niezwykłą wydajność nie tylko przez kilka dni czy tygodni, ale przez całe swoje życie.
Sekret jego produktywności tkwił w umiejętności rozróżniania spraw ważnych od tych, które mogły zaczekać.
Matryca Eisenhowera
Niesamowicie proste i skuteczne narzędzie, którym posługiwał się w trakcie swojej kariery były Prezydent USA, jest możliwe do wdrożenia w naszych codziennych działaniach. Fundamentem użycia tej matrycy, jest zrozumienie, że produktywność nie polega na wykonywaniu największej ilości zadań w jak najkrótszym czasie.
Produktywność polega na realizacji konkretnych celów w określonym czasie. Dlatego właśnie warto skupiać się na rzeczach ważnych.
Na czym dokładnie polega Matryca Eisenhowera?
To prosty sposób umiejscawiania swoich zadań na jednej z 4 płaszczyzn:
Pilne i ważne – sprawy wymagające natychmiastowego działania.
Ważne, ale niepilne – zadania do zaplanowania na później.
Pilne, ale nieważne – rzeczy należące delegować do zrobienia komuś innemu.
Ani pilne, ani ważne – zajęcia do wyeliminowania z naszego życia.
Wygląda to tak:
Teraz gdy staniesz przed swoim planem dnia, tygodnia, miesiąca czy nawet roku, jesteś w stanie umiejscowić wszystkie swoje zadania na tej matrycy. To pozwoli Ci wyznaczyć priorytety i usunąć aktywności, które nie są Ci potrzebne.
3 powody, dla których warto pracować z matrycą
Ta matryca robi wiele dobrego w naszym podejściu do pracy czy życia. Natomiast na bazie własnych doświadczeń widzę 3 konkretne powody, dla których serio warto:
Po pierwsze: Czy to ma sens?
Praca z matrycą powoduje, że musimy zadawać sobie takie pytanie. Patrzymy na zadania i zastanawiamy się, czy to, co chcemy robić, rzeczywiście jest ważne. Wielokrotnie doszedłem w ten sposób do wniosków, że zadania, które były dla mnie priorytetem okazały się mało ważne.
Niektóre z nich nawet usunąłem, bo po głębszym zastanowieniu okazało się, że nie mają one znaczenia. Właśnie o to chodzi w produktywności i działaniu. Możemy być najbardziej produktywni, ale jeśli robimy mało ważne zadania, to tracimy tylko czas.
Praca z matrycą pozwala zakwestionować sens mało potrzebnych zadań.
Po drugie: Minimalizacja chaosu
Czasem natłok pracy albo gorszy czas, doprowadza do sytuacji, że zaczynamy żyć w chaosie. Terminy się przesuwają, czasu brakuje, a całej energii pozbyliśmy się już 3 dni temu.
Wzięcie wszystkich zadań, wypisanie ich jedno pod drugim, a następnie uporządkowanie ich na matrycy zmniejsza cały chaos. Nagle okazuje się, że zamiast 13 priorytetowych zadań, mamy tylko 3 najważniejsze, 7 mniejszych, 1, które można oddelegować oraz 2, które można wyrzucić.
W moim przypadku używanie matrycy (raz na kilka tygodni) pomagało nie tylko minimalizować chaos, ale także zmniejszało prawdopodobieństwo wystąpienia go w najbliższym miesiącu.
Znałem swoje cele, wiedziałem, co trzeba zrobić i ciężej było mnie wybić z tej konkretnej — najważniejszej drogi.
Po trzecie: Zwiększenie produktywności
Wiem po sposobie swojej pracy, że gdy nie mam sensownego planu działania na dany dzień, to się kręcę, chodzę w kółko, nie wiem, co ze sobą zrobić i ogólnie marnuję ogrom czasu. Dopiero gdy mam konkretny plan, to odhaczam zadanie po zadaniu. Znam swój cel i idę naprzód.
Mogę Ci to nawet pokazać na przykładzie. Używam aplikacji RIZE do mierzenia czasu pracy. Pozwala mi ona dokładnie sprawdzić, jakie mam skupienie, ile czasu przebywam w konkretnych aplikacjach oraz ile pracuję. Poniżej widzisz porównanie dwóch dni mojej pracy:
Dzień 1: Polegał głównie na pracy w skupieniu nad konkretnymi zadaniami. Codzienne sesje deepwork, jedna po drugiej. Przez te 7,5h pracy głębokiej zrobiłem zadania na 1,5-2 dni.
Dzień 2: Usiadłem do komputera, miałem kilka zadań — nie było ich dużo, więc zacząłem od przeglądania social mediów. Popisałem z ludźmi, poprzeglądałem firmowe dokumenty, później zrobiłem sobie dwie 1-godzinne sesje pracy głębokiej i już do końca dnia kręciłem się w kółko. Zrobiłem wszystko, co musiałem, ale straciłem na to mnóstwo czasu, który mógłbym poświęcić na coś ciekawszego lub ważniejszego.
Więc… wracając do trzeciego powodu, dla którego warto pracować z matrycą Eisenhowera, mogę szczerzę powiedzieć: Bo zwiększa ona produktywność. Świadomość celu, konkretny plan i chęć działania daje dużo więcej dobrego, niż nudne przeglądanie linkedina w pracy :)
Wskazówki przydatne w pracy z matrycą:
Nie pracuj z matrycą codziennie. Raz w tygodniu wystarczy.
Używaj matrycy szczególnie wtedy, gdy chcesz opanować chaos.
Nie omijaj zadań do oddelegowania (nieważne i pilne). Naucz się delegować lub automatyzować.
Matryca świetnie się sprawdza, gdy planujemy działania na następny miesiąc albo kwartał.
Matryca sprawdza się w pracy, jak i strategicznym podejściu do biznesu.
Zadanie dla Ciebie
Przejdź od teorii do praktyki. Niezależnie od tego ile masz zadań na następny tydzień — weź kartkę i długopis, a następnie rozgrupuj swoje zadania w matrycy Eisenhowera. Zajmie Ci to maksymalnie 10 minut.
Prywatnie, co u mnie?
Świętuję! Bo ukończyłem swój pierwszy półmaraton. W ostatniej Wizji Totalnej o tym wspomniałem i bardzo dziękuje za wszystkie wiadomości, w których życzyliście mi powodzenia. Przydało się — nie będę ukrywał.
Gdy myślałem o tym półmaratonie, to wyobrażałem sobie go trochę lepiej. Nie spodziewałem się, że efekt “zabetonowania” nóg będzie, aż tak silny. Dodatkowo przeszkadzała mi kolka, z którą walczyłem 9 km.
Finalnie cel udało się zrealizować. Ukończyłem swój pierwszy półmaraton poniżej 2 godzin i 20 minut.
Jak na pierwsze takie wyzwanie, uważam, że wyszło dobrze, ale jeszcze będę chciał powtórzyć ten dystans i powalczyć o zejście poniżej 2 godzin. Cel na 2025 chyba można uznać za wyznaczy 😉
A na koniec jak zawsze… pytanie
Tydzień temu zapytałem o powody, dla których jeszcze nie założyłeś biznesu. Dostałem kilka odpowiedzi. Głównym powodem jest brak czasu na dodatkowe aktywności.
Myślę, że w tej sytuacji naprawdę warto spróbować takich metod jak np. Matryca Eisenhowera. Nawet jeśli uwolni nam to dodatkową godzinę w ciągu tygodnia — to wciąż, jest to dodatkowa, darmowa godzina 😉
Pytanie na dzisiaj
Masz już jakieś doświadczenia z używaniem Matrycy Eisenhowera? A może używasz czegoś innego do zarządzania swoimi zadaniami? Daj znać 🤝